¿Qué es la integración de datos de RR.HH.?

La integración de datos y la automatización representan la siguiente ola en la mejora de la eficiencia y la productividad de los recursos humanos.

La integración de los datos de RR.HH. está definida

La integración de datos, en el contexto de las aplicaciones de RR.HH., comparte automáticamente los datos de puestos, candidatos y empleados entre las aplicaciones de RR.HH. o centraliza los datos en una base de datos de varias fuentes.

La integración de datos y la automatización representan la siguiente ola en la mejora de la eficiencia y la productividad de los recursos humanos. Con la integración de datos, los profesionales de RR.HH. pueden centrarse en los asuntos estratégicos que hacen crecer a una empresa, en lugar de perder el tiempo en la introducción manual de datos dobles entre las aplicaciones de RR.HH. Esto es lo que necesita saber sobre cómo la integración de datos de RRHH puede ayudar a su empresa.

La integración de datos resuelve el gran problema de las aplicaciones de RRHH: los silos desconectados

Los profesionales de RRHH aman sus aplicaciones. Para gestionar y hacer crecer los negocios, los departamentos de RRHH necesitan aplicaciones para la búsqueda de candidatos, la contratación, la gestión de los empleados y el pago de los mismos. El número de aplicaciones aumenta cada año a medida que las empresas sustituyen los sistemas heredados, se fusionan con diferentes entidades y operan en diferentes países. "En promedio, los grandes departamentos de RR.HH. tienen ahora 11 sistemas de registro" escribe Josh Bersin para el Ejecutivo de Recursos Humanos.

Mientras que el software de RRHH mejora la productividad, el principal problema del modelo SaaS es que los datos residen en silos desconectados en la nube. El silo significa que los datos de los empleados tienen que ser reingresados manualmente de programa a programa cada vez que se agrega una nueva contratación. Eso presenta un serio obstáculo para la eficiencia. Además, los datos de los empleados deben ser actualizados en múltiples programas cuando ocurre algo tan simple como un cambio de domicilio. Los informes completos también son imposibles a menos que una organización pueda ver todo el panorama.

La integración de datos de RRHH resuelve el problema del silo de datos compartiendo automáticamente los datos entre aplicaciones.

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Cómo funciona la integración de datos para aplicaciones de RRHH

Con la integración de datos de RR.HH., los escenarios más comunes implican compartir datos de un programa a otro. Cualquier flujo de trabajo en el que su equipo actualmente pasa papeles entre escritorios o reintroduce manualmente los datos de una pantalla a otra en aplicaciones de RRHH puede ser racionalizado con el intercambio automático de datos. Tan pronto como los datos de los empleados se introducen o actualizan en un programa, dichos datos aparecen automáticamente en cada aplicación conectada, dándole continuidad de datos a lo largo de su flujo de trabajo de RRHH.

Siempre hay al menos dos lados en cualquier integración de datos. Tienes que sacar datos de una aplicación de origen y llevarlos a una aplicación de destino. Suena bastante fácil, ¿verdad?

El reto es que no hay dos aplicaciones de software que nombren los campos de sus bases de datos de la misma manera, y no hay dos API de software que manejen los datos de la misma manera. Con frecuencia, los datos de origen tienen que ser transformados y mapeados para cumplir los requisitos de datos únicos de una aplicación de destino. Por ejemplo, al integrar las nuevas contrataciones de Greenhouse a ADP para la nómina, es crucial saber que los datos del campo "jobs.name" en Greenhouse debe mapear al campo "Job Title" en ADP y que "SSN" mapea a "Tax ID".

Ahora añada la complejidad que casi todas las aplicaciones de RRHH -como característica- han dado a los profesionales de RRHH la capacidad de crear campos personalizados únicos para su negocio y podrá entender por qué casi todas las integraciones requieren algún grado de personalización.

Hace años, la integración de datos requería que un equipo interno de TI o un equipo externo de consultores de integración escribiera guiones personalizados para sacar datos de una aplicación y escribir guiones personalizados para empujar los datos a la otra aplicación. Esto requería mucho tiempo y recursos. De hecho, la integración de datos solía ser un proceso lento y doloroso. Y cuando la API se actualizaba o alguien cambiaba un campo personalizado en la base de datos, los scripts de integración se rompían.

Para facilitar la integración de los datos de RRHH, los expertos de la Modulus Data empresa añadieron una solución de middleware para manejar el complejo mapeo de datos. Ahora, los conectores preconstruidos extraen los datos de la aplicación fuente y la plataforma de middleware mapea y transforma los datos usando reglas de negocio ilimitadas. Luego, un conector pre-construido empuja los datos hacia la aplicación de destino.

Modulus DataLa plataforma de integración como solución de servicio (iPaaS), Flexspring, fue diseñada exclusivamente para cumplir con los complejos requisitos del software de RRHH y acelerar la integración. Con conectores preconstruidos y el Flexspring iPaaS, las integraciones de datos que solían tomar seis meses ahora se completan rutinariamente en seis semanas.

Modulus Data ha sido pionera en un enfoque de integración de datos que proporciona tanto conectores llave en mano como personalizados. Los conectores "llave en mano" funcionan de inmediato para un conjunto de campos estándar. Los conectores personalizados pueden modificarse para satisfacer las necesidades únicas de una empresa e incorporar campos personalizados.

7 Beneficios de la integración de datos de RRHH

1. Elimina la pérdida de tiempo, la introducción manual de datos dobles entre las aplicaciones de RR.HH.

Cualquier flujo de trabajo en el que su equipo pase actualmente papeles entre escritorios o vuelva a introducir manualmente los datos de una pantalla a otra en las aplicaciones de RRHH puede agilizarse con el intercambio automático de datos.

La integración de datos comparte automáticamente los datos de una aplicación de origen con una aplicación de destino. Por ejemplo, tan pronto como un gerente de contratación presiona el botón de contratación en su ATS, todos los datos de los empleados necesarios para procesar la nómina pueden ser enviados a su aplicación de nómina. La incorporación de nuevos empleados puede ser instantánea en lugar de requerir horas de introducción manual de datos dobles.

Dependiendo de la cantidad de datos de candidatos y registros de empleados que su empresa maneje, las integraciones de datos pueden ahorrar varios días de trabajo por mes o incluso varios empleados a tiempo completo que valgan la pena.

Además, en un mundo con un virus coronario, lo último para lo que tienen tiempo los profesionales de RR.HH. es para introducir datos dobles manualmente.

2. Aumenta la productividad y la eficiencia

La integración de datos libera a los profesionales de RR.HH. para que se concentren en el trabajo estratégico que hace crecer su negocio.

La integración de datos en tiempo real también crea una continuidad de datos en toda la organización. Su equipo de RRHH ya no tiene que esperar a que se introduzcan los registros, o comprobar con otros para ver si pueden ejecutar informes sobre conjuntos de datos actualizados.

Con la integración de datos de RRHH, su equipo de RRHH puede centrarse en las tareas más importantes.

"La Greenhouse Predictive Index integración de Modulus Data la integración de es un cambio de juego para nosotros. Ha tomado lo que antes era un proceso de 10-20 minutos y lo ha reducido a un minuto. Con esta integración, nos ahorramos fácilmente 10 horas a la semana en la revisión de candidatos.

Ahora, podemos recoger más información, ampliar nuestra reserva de candidatos, y aumentar la cantidad de puestos que podemos centrarnos en llenar cada semana. Ya estamos viendo como nuestro tiempo para llenar una posición disminuye.

Simplemente, si envías más de 10 candidatos a la semanaPredictive Index, lo notarás. Si estás enviando más de 20 IP's a la semana, te molestará si no tienes esta integración."

3. Reduce los errores manuales

La tediosa reintroducción de docenas de campos de datos de una aplicación a otra generalmente conduce a errores de escritura y de introducción manual de datos. La integración de datos reduce en gran medida los errores manuales.

Y en los casos en los que se ha producido un error, hacer un cambio en un sistema puede hacer que la corrección actualizada se aplique en cascada a otras aplicaciones de RRHH, por lo que ya no es necesario buscar en todos los sistemas para comprobar si hay errores.

4. Mejora la moral

La gente de RRHH prefiere trabajar en cosas estratégicas que hacen crecer a una empresa que en la introducción manual de datos. Todo el mundo está feliz de dejar el trabajo de esclavo. Los trabajadores jóvenes, en particular, son los más rápidos en preguntar, "¿No puede el ordenador hacer esto por nosotros?"

Con la integración de datos, tienen razón.

"Modulus DataLa integración de Taleo Enterprise a Oracle HCM nos ahorra de 20 a 40 horas por semana, esencialmente un empleado a tiempo completo. Estamos recibiendo una gran y muy positiva respuesta de los reclutadores y de las operaciones. Ya no tienen que tocar los registros o hacer malabares con formularios de papel para el reingreso manual. La gente está feliz de dejar el trabajo de esclavo. Hay un sentimiento de que esta integración realmente hace la diferencia aquí."

5. Aumenta la seguridad

La integración de datos reduce la creación de cuentas de usuario innecesarias, perfiles de empleados duplicados y personas involucradas en la introducción manual de datos.

Con la integración de datos, menos personas necesitan tocar los registros de los empleados y menos personas están expuestas a los datos confidenciales de los empleados, lo que aumenta la seguridad.

Las integraciones de Modulus Data datos adicionales de no almacenar los datos de los empleados. Simplemente pasan los paquetes de información a través de conexiones seguras. De hecho, Modulus Data está certificado como SOC 2 por el AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) para manejar datos de forma segura.

6. Mejora la continuidad de las actividades

Los integradores de datos nunca se toman vacaciones ni necesitan un día de enfermedad. Una vez activadas, las integraciones de datos y las automatizaciones funcionan las 24 horas del día.

Con tanta gente trabajando a distancia desde casa, la integración de datos asegura que los trabajadores siempre tengan acceso a los datos más recientes y no tengan que secundar informes de adivinanzas, el estado de un candidato o un anuncio de trabajo.

7. Hace posible la presentación de informes completos

Debido a las adquisiciones, a las diferentes ubicaciones y a los sistemas heredados, muchas organizaciones dependen de múltiples aplicaciones de recursos humanos para realizar trabajos similares. Puede ser imposible para los líderes ver el cuadro completo de su organización sin una información exhaustiva de un conjunto de datos unificados.

La integración de datos permite que múltiples aplicaciones contribuyan a un almacén de datos unificado dentro de una empresa, de modo que las herramientas de información integral puedan proporcionar informes vivos y precisos.

Cómo se conectan las aplicaciones de RRHH

La mayor parte de la integración de datos de aplicaciones de recursos humanos se realiza mediante la integración de API a API a través de la nube, lo que permite compartir datos casi en tiempo real. Las conexiones API son rápidas y fiables.

Sin embargo, no todas las aplicaciones de RRHH tienen API. O bien, las APIs subdesarrolladas actualmente no pueden manejar todos los campos de datos dentro de una aplicación. En estos casos, las transferencias de archivos programadas exportan e importan datos.

La integración de datos de RRHH se centra en los casos de uso

Debido a que las aplicaciones de recursos humanos son tan complejas y a menudo utilizan múltiples API para extraer varios conjuntos de datos, la integración de datos moderna se centra en los casos de uso. Por ejemplo, traer los datos de la nómina desde ADP el Libro Mayor General de NetSuite implica datos muy diferentes a los de las actualizaciones de los empleados de ADP NetSuite que pueden incluir cambios de dirección.

Algunas integraciones de datos pueden implicar tan sólo 14 campos. Otras, 192 campos. En cada caso, el mapeo de datos y el intercambio automático de datos ahorran a los profesionales de RR.HH. el tiempo y la preocupación de tener que volver a teclear los datos manualmente en otra aplicación.

Modulus Data ha creado un libro blanco de los 60 casos de uso más populares para la integración de datos que los departamentos de recursos humanos utilizan para racionalizar los procesos de recursos humanos. Este libro blanco también delinea los casos de uso más populares de las aplicaciones de software. Se pueden ver casos de uso reales de cómo diferentes empresas utilizan la integración de datos para aumentar la productividad y la eficiencia.

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Para ayuda con la integración de datos de RR.HH., contacte:

YAN COURTOIS
CEO, Socio Fundador
917-618-9536 - sales@modulusdata.com